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A maioria das organizações com mais de um punhado de pessoas precisa ter uma forte estratégia de comunicação para comunicações internas e externas. Quer se trate de notificações sobre alterações de políticas, procedimentos diários ou qualquer coisa sob o sol, os funcionários precisam saber sobre coisas importantes.
Isso também inclui o desenvolvimento de um plano para uma mudança de escritório e o desenvolvimento de uma lista de verificação em movimento.
Embora você possa pensar que existem tantas etapas para planejar uma mudança de escritório que não tenha tempo para considerar as comunicações, você realmente precisa de um ou dois dias para criar uma estratégia firme que mantenha os funcionários e seus clientes cientes das próximas alterações.
Muito importante, você deseja manter seus funcionários envolvidos diretamente na mudança, pois eles provavelmente serão os mais afetados pela mudança.
Principais Mensagens Internas
As principais mensagens devem incluir o tempo, a embalagem, o fechamento do escritório, o novo layout do escritório e os detalhes sobre o novo local.
- Linha do tempo: lembre -se de listar todas as etapas principais da mudança para que todos saibam o que esperar e quando. Instruções de embalagem: forneça à equipe instruções sobre como embalar seus escritórios ou cubículos para a mudança. Isso deve incluir onde obter os materiais de embalagem, o que eles são responsáveis pela embalagem e os prazos. Aviso avançado de qualquer fechamento de escritório: Durante a mudança, pode ser necessário fechar o escritório para permitir a embalagem e a movimentação finais de equipamentos e móveis de escritório. Verifique se sua equipe está ciente dessas datas e se e como os negócios continuarão durante a mudança e como isso afetará o cronograma e a carga de trabalho deles. Novo plano de escritório: A equipe desejará saber desde o início como será o novo espaço e como os escritórios serão montados. Eles ainda terão seu próprio espaço ou agora estarão em um cubículo ou em piso plano aberto? Crie uma maneira de informar a equipe sobre como o espaço de trabalho pode mudar. As novas opções de localização, estacionamento e deslocamento: forneça à equipe todas as informações necessárias sobre o novo local, para que possam preparar o transporte para o novo espaço.
Maneiras de comunicar objetivos à equipe
A maneira como você entrega a mensagem deve ser decidida pelo tipo de mensagem que é. Por exemplo, a linha do tempo pode ser facilmente entregue através da intranet da sua empresa; considerando que o fechamento de escritórios pode ser melhor apresentado em uma reunião da equipe para garantir que as perguntas possam ser feitas e respondidas.
- Intranet: para as empresas ou organizações que possuem uma intranet, essa geralmente é a melhor plataforma para a maioria das mensagens. Permite atualizações fáceis de arquivos e informações que podem alcançar todos os funcionários. Reuniões pessoais: não importa qual seja a mensagem, as reuniões da equipe são um bom lugar para fazer anúncios e permitir que a equipe tenha uma chance de ter uma discussão completa. Você também pode usar o horário da reunião para revisar como as informações serão comunicadas para que a equipe saiba que será mantida informada. E - mail: embora o e-mail seja fácil, nem sempre é a melhor maneira de retransmitir informações. Você não deseja enviar tantos e-mails que as pessoas não possam encontrar as informações quando precisam delas. Se você usa o email, certifique-se de usá-lo apenas para informar às pessoas onde elas podem obter as informações. Pastas comuns: se você não possui uma intranet, crie uma pasta comum em uma unidade de rede que todos possam acessar. Quadro de avisos: Você pode usar um espaço físico para postar informações. As pessoas podem verificá-lo frequentemente, e também fornece um local onde as pessoas podem se reunir e discutir suas preocupações.
