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O e-mail é uma das principais maneiras pelas quais as pessoas enviam comunicação por escrito agora, e não é provável que isso mude. É fácil, rápido e não requer carimbo.
Longe vão os dias em que você tem que esperar uma semana ou mais por uma carta ou resposta no correio. Não é necessário fazer correções de emergência para os correios para pesar seus envelopes e pegar selos suficientes para contas e cartas. De fato, muitas pessoas nunca endereçaram um envelope ou enviaram uma carta pelos Correios dos EUA.
O email se tornou uma das maneiras mais fáceis e rápidas de se comunicar pessoalmente e nos negócios. Esse fenômeno se tornou um fenômeno que o sempre confiável Serviço Postal dos Estados Unidos está lutando para encontrar maneiras de permanecer nos negócios.
Não é de surpreender que a etiqueta de e-mail, muitas vezes referida como Netiqueta, seja um tópico importante da cultura atual. Os e-mails são enviados todos os dias por uma ampla seção da população americana. A maioria das empresas usa o email para se comunicar com os funcionários ao longo do dia. Quase todas as famílias têm pelo menos um computador com acesso à Internet e, nessas famílias, estão mães, pais, filhos, adolescentes e até avós, com todos ou a maioria deles recebendo e enviando e-mails.
Vivemos em uma sociedade voltada para a Internet por microondas e ninguém quer gastar tempo para escrever uma carta de mão longa, mesmo que seja muito mais íntima e pessoal. Ainda assim, existem muitas circunstâncias em que o email funciona melhor do que o correio tradicional. Aqui estão alguns prós e contras da etiqueta que você deve ter em mente ao escrever notas de e-mail.
- Preparar. Antes de começar a digitar um email, seja uma nota inicial ou uma resposta, você deve se perguntar o que gostaria de comunicar. Em suma, qual é o seu propósito para escrever? Depois de saber, você pode ler o e-mail completo antes de enviá-lo para garantir que cumpriu seu objetivo. Se a nota chegar, envie-a; se o texto for confuso, duro ou pouco claro, talvez você deva começar de novo. Comunicar. Lembre-se de que você está se comunicando com uma pessoa real que receberá esse e-mail. Com isso em mente, você deve se dirigir à pessoa pelo nome e ser respeitoso. Se for uma resposta a um e-mail recebido, reserve um tempo para resolver quaisquer perguntas ou solicitações no início da nota. Respirar. Todos nós já fomos culpados em algum momento de perder a compostura. Se você receber um e-mail que o irrita ou incomoda, não responda da mesma forma. Pegue a estrada e responda apenas para confirmar o recebimento ou leve algum tempo antes de responder para que você possa se acalmar e responder com uma mensagem bem pensada. Você nunca deseja responder a um email (ou qualquer outra forma de comunicação) com raiva. Quando estamos com raiva, tendemos a dizer (ou escrever) coisas que não queremos dizer ou não precisamos dizer. Lembre-se de que, uma vez que seu email é enviado, ele estará disponível para sempre. Seja transparente. Sua linha de assunto deve ser uma representação verdadeira do motivo pelo qual você está entrando em contato com o destinatário. Use frases relacionadas ao assunto do e-mail. Isso é verdade se você está compondo um email comercial ou pessoal. Por exemplo, se você estiver escrevendo um e-mail para sua mãe sobre a visita dela na próxima semana, sua linha de assunto deve ser algo como "Sua visita". Pesquisa. Se você estiver enviando um email para um parceiro de negócios, é apropriado que você use seu sobrenome e título. Faça a pesquisa e direcione o destinatário corretamente. O presidente da empresa poderia ser chamado de Sr. Taylor ou Presidente Taylor. Verificação ortográfica. O uso da verificação ortográfica é importante quando você está se comunicando por escrito. Quando você envia uma nota cheia de erros, ela comunica que você está desleixado ou que não presta atenção aos detalhes. Tente sempre executar a verificação ortográfica ou use um programa que seja corrigido automaticamente. E, em seguida, leia-o novamente para garantir que as palavras que você deseja usar não sejam corrigidas automaticamente para algo diferente. Revise. Você deve levar alguns segundos ou minutos extras necessários para fazer uma rápida revisão de qualquer email que planeja enviar. Reserve um tempo para editar frases difíceis ou colocar sinais de pontuação ausentes. Preste atenção no tom. Às vezes, um e-mail pode sair diferente do pretendido. O tom do seu email é muito importante e é tão importante quanto a sua mensagem. Como se trata de uma comunicação por escrito, certifique-se de que seu tom seja agradável e que seja uma representação verdadeira do que você deseja dizer. Lembre-se de que seu destinatário não pode ouvir a risada em sua voz ou ver o sorriso em seu rosto. A menos que você queira preceder tudo o que escreve, evite qualquer idioma no email que possa ser mal interpretado. Seja baixo e doce. Tente não escrever um romance quando enviar um e-mail. A maioria das pessoas realmente não quer ler muito isso em um email. Se o email for necessariamente longo, tente ajudar o destinatário destacando os principais conceitos, usando marcadores ou resumindo o assunto no parágrafo de abertura. Comunique-se bem. Você não quer confundir seu leitor, portanto, dedique um tempo para ser claro e conciso em sua redação. Se você estiver enviando um e-mail a um amigo, pode ser mais casual em seu estilo de escrita. No entanto, se for uma comunicação comercial, use a gramática adequada e evite usar símbolos ou emojis que fazem você parecer menos profissional.
A comunicação por email é muito popular. Aproveite o tempo para adotar a Regra de Ouro, e você percorrerá um longo caminho para ser um profissional de netiqueta polido.
