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Preparar-se para mudar um escritório ou empresa pode ser muito mais complicado do que mudar uma família. A preparação é fundamental e é essencial garantir que tudo na sua lista esteja completo. Use esta lista de verificação rápida como um guia para manter sua empresa no caminho certo.
Determinar um cronograma e cronograma
Determinar seu prazo deve ser a primeira coisa que você faz. Defina a data em que todo o material deve ficar fora do espaço do escritório, que é sua data final de saída. Você provavelmente precisará de alguns dias para se mudar, dependendo da quantidade de coisas que precisa mover. Retroceda a partir da data de saída e faça uma lista de tudo o que você precisa fazer antes da chegada dos caminhões.
Atribuir tarefas e criar um comitê de mudança, se necessário
É uma boa idéia envolver a equipe na mudança mais cedo. Um comitê de mudança pode não apenas ajudá-lo a organizar e planejar a mudança, mas também facilitar a transição para o restante da equipe. Peça ao comitê que revise todas as tarefas e atribua funções conforme necessário. À medida que a mudança avança, você provavelmente precisará adicionar tarefas à lista e também atribuir tarefas - há muito para fazer tudo sozinho.
Configurar um plano de comunicação interna e externa
Um plano de comunicação interna garantirá que os funcionários sejam mantidos informados sobre os planos de mudança, enquanto um plano externo manterá seus clientes e fornecedores atualizados sobre suas atividades de negócios durante a mudança, para que você possa manter seus negócios em operação durante a transição.
Hire Movers
Como qualquer movimento, contratar bons profissionais leva tempo e deve ser uma das primeiras tarefas da sua lista. Peça a um membro da equipe que elabore uma lista de pelo menos cinco empresas que se deslocam e garanta que você as investigue minuciosamente antes de contratar. Determine o orçamento, obtenha cotações e compare os serviços entre as empresas que se deslocam para decidir qual contratar.
Contrate Empacotadores Profissionais
Se o seu orçamento de mudança puder suportar a contratação de empacotadores profissionais, faça-o. Isso evitará que você e seus funcionários tenham que arrumar as áreas comuns do escritório e, muitas vezes, os espaços mais difíceis de arrumar e mover. Pode-se pedir aos funcionários que arrumem suas mesas ou escritórios, pois isso também oferece uma oportunidade para os funcionários limparem seus espaços e se livrarem de coisas que não precisam mover.
Criar um novo plano e layout do Office
É aqui que o seu comitê de mudança será realmente útil. É sempre difícil mudar para um novo espaço, mas quando você precisa descobrir onde tudo e todos vão, isso leva muito tempo. Você sabe onde cada peça de mobiliário será colocada e todos os funcionários se sentarão. Quanto mais detalhado o plano, melhor.
Fale com seus fornecedores atuais
Mover uma empresa pode significar mudar de prestador de serviços. Verifique seus contratos e decida se você permanecerá com seus fornecedores atuais ou se analisará a mudança. Você precisará determinar o que o novo espaço exigirá em termos de linhas telefônicas e infraestrutura de rede. Converse com seu novo proprietário e fornecedores para garantir que você saiba o que o novo espaço precisa para que não haja uma lacuna no serviço. Para qualquer equipamento que você esteja alugando, entre em contato com o revendedor para notificá-lo sobre a mudança e qual a melhor maneira de levar o equipamento para o novo local.
Mantenha os funcionários atualizados e informados
Uma mudança pode ser difícil para os funcionários. Isso pode significar uma mudança na maneira como eles se deslocam e se o deslocamento deles é agora maior do que antes da mudança. Se você estiver mudando para um espaço menor, a equipe precisará saber como os escritórios serão atribuídos e como será o novo espaço. Os funcionários devem ser informados em todas as etapas do processo. Tente manter uma programação em movimento no quadro de avisos da cozinha ou em outro espaço comum para que as pessoas possam ver como as coisas estão progredindo e o que se espera delas como funcionários.
