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Você trabalha para uma empresa que tem reuniões frequentes? Você já se perguntou o que deveria fazer e o que é considerado um comportamento adequado nessas reuniões? Você tem medo de participar das reuniões porque tem medo de cometer uma falsidade que pode comprometer sua posição ou oportunidades de progresso?
Normalmente, gerentes, líderes de equipe ou executivos corporativos se reservam o direito de iniciar reuniões de negócios quando sentirem a necessidade. Independentemente de serem eventos agendados regularmente ou convocados para um propósito específico, todos os presentes devem seguir as diretrizes adequadas de etiqueta comercial.
Líder
Antes da reunião, é essencial ter tudo organizado para que você não perca tempo valioso de ninguém. Você deseja que ele funcione da maneira mais tranquila e dentro do cronograma possível, mas ainda assim deixe tempo para perguntas e comentários, se possível. A chave é mostrar respeito por todos os envolvidos.
Aqui estão algumas diretrizes recomendadas:
- Tenha uma agenda escrita com uma sequência lógica e tempos realistas. Se o tempo e os recursos permitirem, envie cópias para todos os participantes. Envie um convite para os participantes em potencial com o maior número de detalhes possível sobre a reunião, incluindo local, horário de início, o que levar e hora de término. deixe que todos saibam quando é bom fazer perguntas. Beba água no pódio ou na frente da sala e beba entre tópicos ou quando alguém estiver falando. Você não precisa escrever seu discurso literalmente, mas pelo menos deve tenha marcadores em suas anotações. Não fazer isso pode fazer com que você pule de um tópico para outro e perca o controle do que precisa dizer. Isso pode fazer com que você perca tempo e deixe os participantes se perguntando sobre o ponto da reunião. Esteja ciente da linguagem corporal dos participantes. Se você perceber que as pessoas estão perdendo o interesse, faça uma pausa e verifique a si mesmo para ter certeza de que não está repetindo informações ou gastando muito tempo com algo que não é relevante. Tenha algumas histórias para manter a reunião interessante. No entanto, evite contar piadas inapropriadas que tenham até uma pitada de sexismo, racismo ou qualquer outra coisa que possa ofender os outros. Nunca roube as idéias de outras pessoas e as chame de sua. Sempre dê crédito a outras pessoas por idéias e tarefas bem-sucedidas. Enquanto não há problema em andar um pouco, não ande de um lado para o outro na frente da sala. Isso faz você parecer nervoso. Durante o período de perguntas e respostas, permaneça quieto até que a pessoa que você pede termine antes de responder. Se você não entender a pergunta, peça que ele a repita ou explique melhor a pergunta. Se alguém parecer irritado ou hostil, mantenha a calma e peça à pessoa para discutir isso com você mais tarde. se possível. É melhor que seja mais curto do que perder a atenção dos presentes.
Participantes
Todos os que são convocados para a reunião devem comparecer, a menos que as circunstâncias não permitam. Se você conhece a reunião com antecedência, considere dedicar mais tempo à sua preparação pessoal para mostrar respeito pelos supervisores que comparecerem. Vista-se adequadamente para o nível de negócios.
Dicas de boas maneiras:
- Se você for solicitado a enviar uma mensagem de confirmação, faça-o assim que entrar na reunião em seu calendário. Chegue lá alguns minutos antes, se possível. Verifique o seu telefone celular e verifique se ele está ligado ou desligado. Você nunca deve enviar mensagens de texto durante uma reunião, a menos que o líder solicite uma pessoa específica. Se forem servidos refrescos, uma bebida é aceitável. No entanto, a menos que todo mundo esteja comendo, espere até que a reunião termine para fazer um lanche. Se for uma reunião de almoço, traga sua comida para a mesa e coma da maneira mais silenciosa possível e sem chamar a atenção para si mesma. converse ou troque notas com outros participantes. Isso é muito perturbador e pode dar a impressão de que você não leva seu trabalho a sério o suficiente para prestar muita atenção ao que está sendo discutido. Se você for chamado, responda o mais diretamente possível. Quando você não souber a resposta, peça desculpas e seja honesto. Nenhuma resposta é melhor que a errada. Após a reunião, agradeça ao orador. Não fique na sala de reuniões por mais tempo do que o necessário. Sair faz com que você pareça ocioso e não quer que o chefe pense que está usando a reunião para se esquivar de seus deveres.
Reuniões em um restaurante
Às vezes, uma reunião de almoço é convocada e pode ser realizada em um restaurante. Mesmo estando longe do escritório, lembre-se de que você ainda está no trabalho.
Dicas adicionais para reuniões em restaurantes:
- Nunca esqueça suas maneiras à mesa. Lide com os percalços das refeições com graça e boas maneiras. Use utensílios adequados. Em caso de dúvida sobre o garfo de cada curso, siga a pessoa que lidera a reunião. Se você estiver em um restaurante buffet, conheça maneiras adequadas para ajudar a si mesmo. Siga as orientações adequadas para comer salgadinhos.
