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Aprender a gerenciar seu correio é uma tarefa organizacional surpreendentemente assustadora, porque você não pode apenas organizar visualmente o correio; você precisa ler e tocar em todos os documentos para arquivar ou descartar. Dito isto, a melhor maneira de começar é entrar agora e fazê-lo.
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Despejar o lixo
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Reduza a quantidade de mensagens que você recebe, interrompendo o fluxo de mensagens indesejadas.
Cancele a inscrição em todos os catálogos - sim, todos eles. Você já pode encontrar o conteúdo online. A maioria possui letras miúdas com instruções para cancelar a inscrição ou você pode fazer isso online. Reduzir a quantidade de mensagens indesejadas que você recebe reduzirá o tempo gasto no gerenciamento de suas mensagens. Também é bom para o meio ambiente.
Depois de cancelar a assinatura de tudo, sua caixa de correio ficará alegremente livre de lixo eletrônico por um tempo, mas lentamente começará a se acumular novamente. Continue removendo-se das listas de discussão continuamente ou reserve um tempo a cada seis meses para remover seu nome de todas as listas às quais você foi adicionado.
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Agende
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Muitas pessoas vasculham as correspondências enquanto andam pela porta depois do trabalho e costumam parar no meio para guardar o casaco ou voltar a atenção para o jantar. Resista ao desejo de gerenciar emails até ter tempo e atenção para prestar essa tarefa. Aqui está o porquê:
- Se você entrar na porta, é provável que não esteja preparado para gerenciar suas mensagens naquele momento. Você precisa das ferramentas certas e da atenção para decidir como usar ou descartar cada peça. Nunca toque em um pedaço de papel mais de uma vez, se não for necessário. É isso que torna o gerenciamento de papel tão exaustivo: você precisa lê-lo sempre! Aguarde até que você esteja pronto para gerenciar e descartar.
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Use as ferramentas certas
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Tenha as ferramentas certas à mão para descartar, reciclar ou responder ao seu e-mail. Isso inclui:
- Triturador de lixoSistema de armazenamento e calendário
Não tenha o triturador e a lixeira em salas separadas. Eles devem estar ao seu lado enquanto você trabalha, para que você possa agir imediatamente. Dessa forma, você não terá pilhas de papel esperando para serem recicladas e trituradas por toda a casa.
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Estabelecer um sistema
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Existem três jogos finais para cada correspondência:
- Tome uma atitude com o correio que precisa de atenção agora ou eventualmente. Divida-o em outras categorias, como arquivar, responder, ação imediata, etc. Recicle mensagens indesejadas que não têm valor para você e que não contêm informações de identificação além do seu nome. e endereço. Isso inclui números de previdência social, datas de nascimento, ofertas de cartão de crédito e muito mais.
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Mantenha nisso
The Container Store
Agora que você tem um sistema inoperante, é necessário mantê-lo. Se você não tiver tempo todos os dias para se dedicar à classificação de seus e-mails, coloque-os em uma caixa de entrada em sua mesa, perto da entrada ou em um canto da bancada da cozinha. Planeje gastar tempo uma ou duas vezes por semana para classificar cada correspondência, para que você não perca nada importante.
