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Então você tem todas essas coisas para fazer todos os dias e sua lista de tarefas é completa - como você sabe o que fazer primeiro, segundo e terceiro?
Quase todo mundo sente que tem muito o que fazer e muito pouco tempo para fazê-lo. Muitas vezes, esse sentimento oprimido decorre da incapacidade de priorizar todas essas tarefas aparentemente prementes. Se você sente que sua lista de tarefas está crescendo mais a cada minuto e nem sabe por onde começar, veja como identificar, avaliar e priorizar suas tarefas.
1. Faça uma lista
Antes de tentar classificar suas obrigações em ordem de importância, reserve um tempo para compilar uma lista abrangente de tudo o que você precisa ou deseja realizar. Divida sua lista em seções para diferentes tipos de tarefas. Essas categorias podem incluir:
Tarefas diárias ou semanais
Essas são “tarefas” mundanas que podem ser pessoais (planejamento de refeições e compras de supermercado) ou relacionadas ao trabalho (reunião semanal da equipe). Se você já segue uma rotina diária, estará familiarizado com essas tarefas; caso contrário, é um bom momento para criar um. O que você inclui pode variar - algumas pessoas não precisam se lembrar de verificar e-mail ou comprar mantimentos, mas outras apreciarão os lembretes estruturados para executar determinadas ações em determinados momentos ou dias.
Tarefas com prazos
Obviamente, elas precisam ser feitas em uma data específica e requerem preparação prévia. Os exemplos podem ser um jornal da escola que deve ser entregue em três semanas ou uma festa que você planeja daqui a seis meses. Esses tipos de tarefas - geralmente chamados de projetos - podem posteriormente ser divididos em componentes menores - por exemplo, “papel para escrever” pode ser dividido na leitura dos livros relevantes, organização de anotações, redação de um esboço, redação do primeiro rascunho, etc. em.
Tarefas recorrentes
Eles não ocorrem com frequência diária ou semanal, mas também não são projetos únicos. As tarefas recorrentes podem incluir consultas com dentistas ou impostos trimestrais.
Tarefas auto-motivadas e necessárias
Essas são tarefas ou projetos que você sabe que precisa fazer, mas ninguém vai fazer você. Eles raramente, se alguma vez, têm um limite de tempo interno. Pense em melhorar o site de pequenas empresas ou encontrar um novo prestador de cuidados primários.
Tarefas auto-motivadas, não necessárias
Essas são as atividades mais agradáveis que, no entanto, tendem a cair no esquecimento, pois outras tarefas mais obviamente necessárias as excluem. Pense em ler por prazer ou trabalhar em hobbies.
Algum dia tarefas
Essas tarefas ficam no final da sua lista de tarefas ou no fundo da sua mente, mas geralmente não precisam ser feitas tão cedo nem nunca. Exemplo: pinte seus radiadores.
2. Organize sua lista
Depois de listar tudo, você pode descobrir o que fazer primeiro e organizar sua programação. (Como você faz isso fisicamente - em uma folha de papel, em um planejador, em um aplicativo, em um calendário on-line ou de outra forma - é menos importante que você escolha um método que funcione para você e que usará.) Aqui estão alguns critérios pensar sobre:
Urgente ou Importante
Todas as tarefas podem ser classificadas em uma das quatro categorias. Tarefas urgentes e importantes devem ser realizadas primeiro, o mais rápido possível; tarefas urgentes, mas não importantes, podem ser delegadas, se possível, mas, se não, sua agenda deve incluir flexibilidade suficiente e tempo extra para acomodá-las quando elas aparecerem; tarefas importantes, mas não urgentes, devem ser planejadas com bastante antecedência, para que não se tornem urgentes; as tarefas que não são importantes nem urgentes podem potencialmente ser eliminadas, embora, se você as gostar, elas devem ser trabalhadas em sua agenda para não ficarem sobrecarregadas por obrigações mais exigentes.
Avaliar valor
Você pode julgar o valor de uma tarefa de várias maneiras. Pode ser que outras pessoas sejam impactadas e qual a importância delas para você (a aprovação de seu chefe e o bem-estar das crianças que dependem de você são mais importantes do que, digamos, as opiniões de um grupo de estranhos que você concordou para participar de uma reunião.) Você também pode atribuir alto valor às tarefas que considera valiosas a longo prazo ou que simplesmente consideram gratificantes.
Uma referência que você provavelmente encontrará ao ler sobre a priorização de tarefas é a regra 80-20 ou o Princípio de Pareto, que afirma que 80% dos efeitos vêm de 20% das causas. Isso pode ou não ser verdade para você, mas é um bom lembrete para identificar em que você está realmente gastando tempo e quais esforços estão valendo a pena.
Momento e flexibilidade
Um cronograma de funcionamento permite alterações e reconhece restrições de tempo. Seja realista ao priorizar e planejar seus dias. Em caso de dúvida, superestime o tempo que uma determinada tarefa levará.
Se duas tarefas devem ocorrer ao mesmo tempo, a escolha de qual começar depende de como você trabalha melhor. Algumas pessoas preferem tirar a tarefa mais simples do caminho para se concentrar na mais complexa; outros se sentirão tranquilos se começarem a tarefa mais difícil primeiro, e realizarem parte ou toda a parte antes de prosseguir. Lembre-se de que você não precisa executar uma tarefa ou projeto do início ao fim antes de passar para a próxima - a menos, é claro, que você ache que trabalhar dessa maneira aumenta sua produtividade.
Limite suas tarefas diárias obrigatórias a três no máximo. O dia também pode incluir tarefas menores, que são mais rotineiras ou de menor importância ou urgência, mas o carregamento de tarefas importantes provavelmente levará a estresse e decepção.
Lembre-se de que as prioridades podem mudar - se seu chefe precisar que você faça algo agora, sua primeira prioridade anterior provavelmente será reduzida para a segunda. Essa é mais uma razão para criar mais tempo em sua programação para permitir flexibilidade.
3. Tarefas em lote
Lote de tarefas é uma das maneiras mais eficazes e eficientes de executar essas tarefas persistentes e sempre feitas. Lote significa simplesmente que você trabalha repetidamente no mesmo tipo de tarefa antes de mudar para outra coisa. A primeira etapa é identificar as tarefas que você executa repetidamente e, em seguida, configurar um fluxo de trabalho simples para elas seguirem. Em seguida, você executa essas tarefas ao mesmo tempo usando esse fluxo de trabalho.
Os lotes exigem a conclusão de tarefas semelhantes que exigem recursos semelhantes em "lotes" para melhorar a eficiência e a produtividade. Aqui estão alguns exemplos:
- Pague todas as suas contas ao mesmo tempo.Abra todas as suas mensagens uma vez por semana e agite-as em vez de deixá-las empilhadas todos os dias e nunca chegar a elas
Os lotes permitem que você entre na ranhura fazendo a mesma tarefa repetidamente, para não perder tempo descobrindo instruções ou o que deve fazer em seguida.
4. Eliminar tarefas
Depois de listar todas as suas tarefas e classificá-las do mais importante para o menos, ficará claro quais tarefas estão no final da lista. Às vezes, eles podem ser delegados a outra pessoa, mas se isso não for possível, você deve decidir se deve agendar um horário para eles ou eliminá-los.
Você pode ter tarefas em sua lista que você não precisa fazer ou mesmo quer fazer, mas sentiu-se pressionado a adicionar em algum momento (vá à academia, frequente um clube do livro). Essas podem ser totalmente eliminadas.
Por fim, é possível simplesmente ter muito o que fazer - se você não conseguir concluir tudo, avalie sua carga de trabalho para determinar se você precisa de mais prática de priorização ou se precisa dizer a alguém que não pode mais continuar fazendo uma tarefa. certa tarefa.
