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Pilhas de papel são dolorosas, e gerenciar um sistema de arquivamento doméstico pode ser uma chatice. No entanto, você precisa se apegar a alguns documentos, porque nunca sabe quando precisará deles.
Quanto tempo você precisa para manter seus impostos, recibos, extratos bancários e outros documentos importantes? Cada tipo de documento é diferente, portanto, você deve manter toda a sua documentação por tempo suficiente antes de iniciar a trituradora, mesmo que pense que já terminou.
Manutenção de um sistema de arquivamento doméstico viável
Uma chave para criar um sistema de arquivamento doméstico viável é começar a reduzir a quantidade de papel que você recebe. Pode realmente reduzir a quantidade de papel que você terá que rasgar ou arquivar. Isso significa livrar-se do lixo eletrônico, inscrever-se em contas eletrônicas e não aceitar folhetos, cupons que você nunca usará, catálogos que nunca lerá ou outras coisas efêmeras em que você sentirá necessidade de se agarrar quando o conhecer. realmente não.
A segunda etapa é garantir que você tenha um bom sistema de gerenciamento de mensagens. Quanto mais eficiente você manipular as mensagens quando elas chegarem, menor será a frequência de uma grande sessão de arquivamento, fragmentação e reciclagem.
Configurar um sistema eletrônico
Livrar-se do seu arquivamento em papel, configurando um sistema de arquivamento eletrônico, economiza espaço e evita a confusão de papéis. Atualmente, um sistema de arquivamento eletrônico faz muito sentido, porque é mais fácil do que nunca.
Para começar, você precisa de um scanner e um local para armazenar seus arquivos: um sistema de pastas em um computador e um backup na nuvem, além de um disco rígido externo. Quanto mais backups você tiver - em casa e fora do local -, mais preparado estará para abandonar a pilha de papéis sem se preocupar em perder algo importante.
Configure pastas gerais para diferentes tipos de documentos (por exemplo, casa, impostos, automóveis, certidões de nascimento, etc.) Você não precisa ser muito preciso com o armazenamento dos documentos, pois os sistemas de arquivamento eletrônico são pesquisáveis.
Em seguida, digitalize cada documento e armazene-o em uma pasta de acordo com o conteúdo. Certifique-se de atribuir a cada um um nome de arquivo exclusivo para descrevê-lo, para que ele possa ser encontrado rapidamente através da função de pesquisa do seu computador. Além disso, adicionar a data no final do nome do arquivo pode ajudar a distinguir o mesmo tipo de documento de diferentes períodos. Por exemplo, em vez de chamar sua conta de serviço público utilitystatement.pdf, nomeie-o utilitystatement-Feb2019.pdf.
Há também vários aplicativos disponíveis que podem ajudá-lo a gravar e armazenar rapidamente uma variedade de documentos. Muitos podem ser gerenciados por meio de seu smartphone ou tablet, para que você possa se livrar da papelada (especialmente os recibos) quando não estiver perto do seu computador doméstico.
Mantendo cópias
Para os documentos mais importantes, os especialistas recomendam manter várias cópias. Isso pode significar manter uma cópia no armazenamento em nuvem e outra no disco rígido. Também pode significar manter uma cópia em seu arquivo eletrônico e uma cópia impressa em um cofre à prova de fogo.
Documentos para armazenar para sempre
Vários documentos devem ser armazenados para sempre. Estes são os mais importantes que você pode precisar a qualquer momento no futuro por vários motivos. Garantir que eles sejam mantidos em um local seguro e que uma cópia seja segura economizará muito tempo quando for necessário.
- Registros acadêmicos: diplomas, transcrições e qualquer trabalho do portfólio que possa ser usado no futuro quando se candidatar a um emprego. Documentos de adoçãoCertificados de batismoCertificados de nascimentoCertificados de óbito: podem ser necessários para fins fiscais.Licença de motoristaRegistros de trabalho: quaisquer cláusulas, acordos, arquivos disciplinares e análises de desempenho.Registos médicosRegistros militaresPassaportesRegistos de aposentadoria e pensãoCartões de segurança socialWills
Documentos a serem armazenados por um determinado período de tempo
Imagine ter uma vida inteira de extratos bancários e contas empilhados em sua mesa. Depois de apenas uma década, essa pilha provavelmente seria escandalosamente grande. Existem muitos tipos de documentos - principalmente financeiros - que você deve guardar por um certo período de tempo, mas não precisa armazenar para sempre. Pode ser necessário consultá-los mensalmente ou semanalmente por um tempo, depois eles se tornam mais um pedaço de papel, criando confusão.
A parte complicada é saber quando você pode se livrar desses tipos de registros. Não há uma boa resposta para tudo, mas diretrizes recomendadas baseadas no que é:
- Extratos bancários: um mêsBills: um ano para qualquer coisa relacionada a impostos ou garantia; todas as outras contas devem ser rasgadas assim que pagas.Cartas de cartão de crédito: rasgam imediatamente quando pagas.Recibos de melhoramento da casa: mantenha até a casa ser vendida.Registros de investimento: sete anos após o encerramento da conta ou a venda da garantia Locações: Mantenha até que você se mude e receba seu depósito de volta do proprietário. Cheques de pagamento e recibos de pagamento: um ano ou até você receber seu extrato W-2 para esse ano fiscal. vida útil da garantia para grandes compras, como eletrodomésticos e eletrônicos. Para itens como mantimentos e roupas, guarde apenas o recibo até que você saiba que não será necessário devolver a mercadoria. Documentos fiscais: sete anos, incluindo seu arquivamento e todos os documentos que o acompanham, como W-2 e recibos. Mantenha até que o barco, carro ou moto seja vendido.
Como se livrar de documentos
Destruir documentos é a principal maneira de se proteger contra roubo de identidade. Como regra geral, existem certos documentos que absolutamente devem ser destruídos. Isso inclui qualquer coisa que tenha números de conta, datas de nascimento, nomes de solteira, senhas e PINs, assinaturas e números de Seguro Social.
Se os documentos ainda estiverem "ativos" - você precisa se apegar a eles para referência - coloque-os em seu sistema de arquivamento doméstico por tópico. Triture-os apenas quando não estiverem mais em uso.
Quais documentos devem ser destruídos
Quando terminar esses documentos e não precisar mais deles, fique à vontade para destruí-los:
- Recibos de caixas eletrônicosCédulas bancáriasCópias de certidões de nascimentoCartões cancelados e canceladosCédulas de cartão de créditoRelatórios de créditoLicitações de motorista (expiradas) Documentos de trabalho com todas as informações de identificaçãoPassaportes e vistos expiradosNúmeros de contas de investimentosDocumentos legaisInvestimento, ações e propriedades de imóveisItens com assinatura (leasing, contratos, cartas etc.) Etiquetas de bagagemMédico e registros dentáriosPapers com número de previdência socialPalavras-chave ou números PINCartões de pagamentoAplicações de cartão de crédito pré-aprovadasRecibos com números de conta corrente, números de cartão de crédito ou qualquer outra informação de identificaçãoFormulários de impostoTranscrições com informações de identificação Itinerários de viagemTíquetes de viagemBuscas aéreas (contas telefônicas, gás, energia elétrica, água, TV a cabo, internet etc.)
Tudo o resto - como papelada - você pode apenas reciclar. Certifique-se de ter um sistema de arquivamento flexível configurado para manter esses documentos sob controle. Também é uma boa idéia adquirir o hábito de revisar seus documentos armazenados regularmente. Tente fazer isso ao pagar contas, arquivar seus impostos ou cuidar de uma tarefa recorrente semelhante para não esquecer e sua papelada ficar fora de controle.
